.jpg)
PPIC atau yang sering kita sebut dengan "Perencanaan
Produksi dan Pengendalian Persediaan" adalah satu departemen yang
menjembatani atara departemen Marketing dengan departemen-departemen lain
seperti Produksi, R & D, Finance dan lain-lain untuk mencapai pengelolaan
material secara tepat (tepat waktu, tepat jumlah, tepat mutu dan tepat biaya)
dan cepat agar semuanya tercapai dengan maximal dan optimal.
Salah satu tugas PPIC
antara lain membuat rencana produksi dengan berpedoman pada rencana sales
marketing atau Print Order (PO). PPIC merupakan salah satu departemen yang
sangat krusial atau penting terutama di industri farmasi. Departemen PPIC
terdiri dari beberapa bagian sebagai berikut:
1. Bagian
perencanaan produksi (production planning)
Tugas bagian ini meliputi: (a) Membuat jadwal perencanaan
dari kegiatan di bagian produksi berdasarkan permintaan dari bagian pemasaran
dan berdasarkan kapasitas mesin, (b) Memonitoring realisasi jadwal yang sudah
ditentukan, (c) Mengecek stok dari bahan baku dan kemasan.
Perencanaan produksi disusun berdasarkan forecast (peramalan
penjualan) yang dibuat oleh Bagian Pemasaran disertai dengan Rencana Anggaran
Belanja Perusahaan (RABP). Perencanaan produksi terbagi dalam
rencana produksi tahunan, yang kemudian dibagi lagi menjadi rencana produksi
bulanan, mingguan dan untuk pelaksanaannya PPIC akan menurunkan rencana
produksi harian (production daily report).
Dasar pertimbangan perencanaan produksi meliputi
ketersediaan stok (bahan baku/bahan jadi), waktu ketersediaan bahan baku,
tenaga kerja, kapasitas mesin, waktu yang tersedia untuk pemeliharaan mesin
maupun proses, lead time pemesanan bahan baku.
Forecasting merupakan dasar dari perencanaan perusahaan
yang dibuat untuk memperkirakan kebutuhan bahan baku, produk, tenaga kerja
maupun kebutuhan lain sebagai respon terhadap perubahaan permintaan pasar.
ORDER /PO
Ini merupakan tahap awal dari planning, yaitu menerima
order dari Sales. Order ini bisa berupa direct order dari customer,
atau pembuatan stock untuk buffer saat peak season. Kombinasi Make To
order (MTO) dan Make To Stock (MTS). Beberapa perusahaan menyebutnya
Schedulling Rencana induk atau pembuatan Master Planning Schedule (MPS).
Schedulling ini masih belum detail, masih bersifat global dan memiliki periode
yang panjang 3 – 6 bulan. Data-data di MPS sangat penting untuk memberikan
informasi ke bagian produksi untuk mempersiapkan resourcesnya, dan ke bagian
purchasing untuk mempersiapkan material.
Meski masih didalam scope PPIC, beberapa perusahaan yang
sudah terintegrasi sistem informasinya, memberikan tugas input arrange order ke
bagian sales. Lho koq bisa…. Inilah keunggulan penerapan sistem informasi
yang integral. Purchase order dari Customer, langsung diinput oleh sales,
dan “real time” langsung masuk kedalam Master Planning Schedulle.
Bayangkan tinggal 1 klik saja, sistem sudah melakukan arrange order
secara automatis. Bagaimana melakukannya ?
Konsep dasarnya sebagai berikut. Dasar dari konsep ini,
yaitu menyerahkan pekerjaan reguler pada sistem. Karena logika manusia sulit
untuk mengolah informasi yang begitu banyak dan dalam waktu singkat,
sistem menggunakan logika machine, meski masih di back up dengan proses manual
operator.
2. Bagian pengendalian
persediaan (inventory control)
Persediaan (inventory)
sangat berguna dalam suatu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan produksi. Tugas
dari bagian ini adalah: (a) Mengendalikan stok dari bahan baku, kemasan, dan
bahan jadi agar sesuai dengan perencanaan produksi dan permintaan dari
pemasaran, (b) Mengevaluasi stok dari bahan baku, kemasan dan barang jadi.
Adapun Pengendalian barang Persediaan antara lain : 1) Material dan
Supporting Material, 2) Work In Process (WIP), dan 3) Final
Produk.
Material dan Supporting
Material (M&SM). Ada dua hal yang harus selalu
diperhatikan untuk pengadaannya, yaitu; 1) M&SM tanpa melihat order
customer , 2) M&SM berdasarkan order customer. Dengan pertimbangan
minimalisir biaya pengadaan dan buffer, memiliki stock M&SM dalam batas
optimum dengan beberapa metode peramalan memberikan jaminan akan kelancaran
proses ( fluently production process ). Namun tidak menutup kemungkinan
adanya emergency order atau order spesial sehingga
menyebabkan keluarnya Bill of material (BOM) setelah kedatangan order customer
atau setelah arrange order ( master production schedulle/MPS )
Work In Process ( WIP ). Kondisi
ideal, tahapan process dari satu station ke station lainnya berlangsung secara
continue. Namun ada beberapa proses memerlukan pengelolaan khusus,
akibatnya produksi terbagi kedalam beberapa divisi berdasarkan
proses. Pergeseran barang ½ jadi terkadang tidak bisa sempurna atau satu
banding satu. Karena aspek kerumitan dan ongkos pengerjaan yang ekonomis,
produk dari Divisi A yang menjadi bahan baku untuk proses di divisi B,
terkadang tidak dibuat pas atau sesuai dengan order customer,
mempertimbangkan aspek yang saya sebut sebelumnya, quantity yang diproduksi
kadang berlebih. Inilah yang disebut WIP, bagian PPIC bertanggung jawab
penuh dalam mengendalikan barang persediaan jenis ini. Peranan Sistem
Informasi dan penerapan logic proses yang tepat dapat menjamin
pengendalian WIP. PPIC akan selalu dapat memantau progress produksi di
semua tahapan proses.
Final Product. Barang
persediaan jenis ini relatif lebih mudah dikendalikan, karena
posisinya sudah di tahap akhir, dengan manajemen ware house yang baik,
pengendalian final product bisa dilakukan dengan baik. Poinnya, PPIC harus
secara real time dan up to date dalam menerima informasi mengenai final product
siap dikirim ke customer.
3. Penyimpanan
Bahan-bahan untuk keperluan produksi disimpan di gudang.
Gudang meliputi gudang bahan baku, gudang bahan kemas dan gudang obat jadi.
1. Gudang Bahan Baku. Sistem penyimpanan bahan baku
yang digunakan disusun berdasarkan bentuk sediaan, status bahan baku, dan
penggolongan obat. Penyimpanan bahan baku berdasarkan bentuk sediaan dibedakan
ke dalam bagian solida, semi solida, dan liquida. Penyimpanan berdasarkan
status bahan baku dibedakan ke dalam status karantina, diluluskan dan ditolak.
Penyimpanan berdasarkan penggolongan obat dikhususkan untuk bahan baku
narkotik, psikotropik, dan prekursor. Penyimpanan bahan baku golongan ini
terdapat di tempat khusus dan terkunci.
2. Gudang Bahan Kemas. Sistem penyimpanan yang
digunakan dalam gudang bahan kemas berdasarkan fungsinya (etiket, insert,
botol, karton, box, aluminium foil, pot, tube, cangkang kapsul). Khusus untuk
penyimpanaan aluminium foil dan cangkang kapsul ditempatkan pada ruang khusus
yang memiiliki AC/Air Conditioner (15 derajat Celcius).
3. Gudang obat jadi. Sistem penyimpanan yang digunakan
dalam gudang obat jadi disusun berdasarkan alfabet dan bentuk sediaan.
3 Tips dasar bagi
PPIC Leader ( Chief atau Manager level ) agar sukses dalam industri manufacture
1. Memahami seluruh
prosedure operasional terkait dengan produksi, inventory, logistic, marketing.
Tidak hanya tekstual, tetapi kondisi actual wajib untuk dipahami. Knowledge ini
akan sangat berguna dalam menganalisa permasalahan yang melibatkan beberapa
bagian. Pemahaman mutlak akan prosedure menjamin rasa hormat personel
dari bagian lain.
2. Memahami proses
produksi dengan aktual & detail. Jika anda berfikir, bisa memahaminya
dengan hanya mempelajari flowchart, Instruksi kerja, SOP, dll. Ini masih sangat
kurang, Pemahaman anda sebagai orang PPIC harus sama baiknya dengan skill
& knowledge Supervisor dan Manager Produksi bahkan lebih baik, jika
PPIC berperan sebagai 'Rule Maker' .
3. Positioning yang
jelas dan tepat. PPIC bukanlah perpanjangan tangan Produksi dan Marketing.
Untuk itu dengan dilandasi dua poin diatas, PPIC harus berada di posisi yang
proporsional, dengan fokus pada target utama, yaitu ketepatan Delivery dan
Stabilitas Capasitas Produksi.